# RF-COST-003: Control de Costos Reales y Desviaciones **Épica:** MAI-003 - Presupuestos y Control de Costos **Versión:** 1.0 **Fecha:** 2025-11-17 **Responsable:** Equipo de Producto --- ## 1. Descripción General Sistema de registro, seguimiento y análisis de costos reales de construcción comparados contra el presupuesto autorizado, permitiendo: - Registro de costos desde compras, inventarios, nómina y subcontratos - Cálculo automático de desviaciones (presupuesto vs real) - Alertas tempranas de sobrecostos - Proyecciones de costo final - Análisis de causas raíz de desviaciones **Filosofía:** "Medir para controlar, controlar para optimizar" --- ## 2. Objetivos de Negocio ### 2.1 Visibilidad en Tiempo Real - Costo acumulado actualizado diariamente - Dashboard ejecutivo con KPIs clave - Acceso desde cualquier dispositivo ### 2.2 Control Proactivo - Detección temprana de desviaciones (>5%) - Alertas automáticas a responsables - Plan de acción obligatorio para sobrecostos ### 2.3 Precisión en Proyecciones - Proyección de costo final basada en tendencias - Estimado al completar (EAC) - Margen esperado actualizado ### 2.4 Trazabilidad Total - Cada peso registrado rastreado a su origen - Auditoría completa de movimientos - Soporte documental (facturas, OC, recibos) --- ## 3. Alcance Funcional ### 3.1 Fuentes de Costos Reales #### A. Compras de Materiales ``` Orden de Compra: OC-2025-00145 Proveedor: Cemex Fecha: 15/11/2025 Proyecto: Fraccionamiento Los Pinos Etapa: Etapa 1 ┌──────────────────────┬─────────┬────────┬─────────┬──────────┐ │ Material │ Cantidad│ Unidad │ PU │ Total │ ├──────────────────────┼─────────┼────────┼─────────┼──────────┤ │ Cemento CPC 30R │ 120 │ ton │ $4,350 │ $522,000 │ │ Grava 3/4" │ 85 │ m³ │ $380 │ $32,300 │ │ Subtotal: $554,300 │ │ IVA 16%: $88,688 │ │ TOTAL: $642,988 │ └──────────────────────────────────────────────────────────────┘ Afectación al presupuesto: Partida: 02-Cimentación > Materiales Presupuestado (50 viv al 45%): $5,163,750 Real acumulado: $5,008,200 Esta compra: +$642,988 Nuevo real acumulado: $5,651,188 Desviación: +9.4% 🔴 ``` **Integración:** - Cada línea de OC → Se asigna a partida presupuestal - Al recibir material → Afecta costo real - Si precio OC > precio presupuestado → Genera alerta #### B. Mano de Obra ``` Nómina Quincenal: NOM-2025-22 Período: 16-30 Nov 2025 Proyecto: Fraccionamiento Los Pinos ┌──────────────────────┬──────────┬──────────┬─────────────┐ │ Cuadrilla/Empleado │ Días │ Salario │ Total │ ├──────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤ │ Cuadrilla Albañilería│ │ │ │ │ - Juan Pérez (Of.) │ 12 días │ $675/día │ $8,100 │ │ - Pedro Gómez (Ay.) │ 12 días │ $450/día │ $5,400 │ │ - Luis Soto (Ay.) │ 12 días │ $450/día │ $5,400 │ │ Subtotal: $18,900 │ │ │ │ Cuadrilla Cimentación│ │ │ │ │ - Carlos Ruiz (Of.) │ 10 días │ $720/día │ $7,200 │ │ - ... │ ... │ ... │ ... │ │ │ │ TOTAL MO: $245,600 │ └───────────────────────────────────────────────────────────┘ Afectación: Partida: 02-Cimentación > Mano de Obra Presupuestado (15 días × 3 cuadrillas): $450,000 Real acumulado (30 días): $890,100 Esta nómina: +$245,600 Nuevo real: $1,135,700 Desviación: -1.2% 🟢 (bajo presupuesto) ``` **Distribución:** - Empleado → Asignado a cuadrilla - Cuadrilla → Trabajando en partida específica - Nómina → Distribuye costo a partidas según días trabajados #### C. Subcontratos ``` Subcontrato: SUB-2025-008 Subcontratista: Instalaciones Rodríguez S.A. Alcance: Instalación hidráulica 50 viviendas Monto: $191,250 (IVA incluido) Estimaciones: ┌────────┬────────────┬──────────┬──────────┬──────────────┐ │ Est. # │ Fecha │ Avance % │ Monto │ Acumulado │ ├────────┼────────────┼──────────┼──────────┼──────────────┤ │ EST-01 │ 31/10/2025 │ 30% │ $57,375 │ $57,375 │ │ EST-02 │ 15/11/2025 │ 25% │ $47,812 │ $105,187 │ │ EST-03 │ 30/11/2025 │ 20% │ $38,250 │ $143,437 │ │ (Pend.)│ Dic 2025 │ 25% │ $47,813 │ $191,250 │ └────────┴────────────┴──────────┴──────────┴──────────────┘ Afectación: Partida: 05-Instalaciones Hidráulicas Presupuestado (50 viv): $200,000 Real (hasta EST-02): $105,187 Proyección al 100%: $191,250 Desviación esperada: -4.4% 🟢 (ahorro) ``` **Control:** - Cada estimación → Afecta costo real por % avance - Comparar: Avance físico vs avance financiero - Detectar: Pagos mayores a avance real #### D. Maquinaria y Equipo ``` Renta de Maquinaria: RENT-2025-067 Proveedor: Renta de Equipo del Norte Equipo: Retroexcavadora CAT 416F Período: 01-15 Nov 2025 (15 días) Tarifa: $4,500/día Total: $67,500 + IVA = $78,300 Consumo de Combustible: Diesel: 450 litros × $24.50/lt = $11,025 Afectación: Partida: 02-Cimentación > Maquinaria Presupuestado: $85,000 Real: $89,325 Desviación: +5.1% 🟡 ``` ### 3.2 Dashboard de Control de Costos #### Vista Ejecutiva ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ CONTROL DE COSTOS - Fraccionamiento Los Pinos │ │ Actualizado: 30/Nov/2025 18:45 │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ ■ Resumen General │ │ │ │ Presupuesto Autorizado (v2.1): $127,500,000 │ │ Costo Real Acumulado: $58,104,250 │ │ % Avance Físico: 45% │ │ % Avance Financiero: 45.6% │ │ │ │ Desviación Acumulada: +1.3% 🟡 │ │ Proyección Costo Final: $129,120,555 │ │ Margen Proyectado: 28.5% (vs 30%) │ │ │ │ ■ Curva S │ │ 100%│ ╱─── │ │ │ ╱─── │ │ │ ╱─── Proyectado │ │ 50%│ ╱●── Real │ │ │ ╱────● Presupuestado │ │ │ ╱──── │ │ 0%└─────────────────────────────────────────────→ │ │ Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar │ │ │ │ ■ Top 5 Partidas con Mayor Desviación │ │ 🔴 Estructura: +5.0% ($428,850 sobre) │ │ 🟡 Inst. Eléctricas: +3.8% ($145,350 sobre) │ │ 🟡 Acabados: +2.1% ($154,087 sobre) │ │ 🟢 Cimentación: -3.0% ($155,550 ahorro) │ │ 🟢 Inst. Hidráulicas: -4.4% ($8,813 ahorro) │ │ │ │ ■ Alertas Activas (3) │ │ ⚠️ Estructura: Sobrecosto 5% - Plan acción requerido │ │ ⚠️ Cemento: Precio +4.5% vs presupuesto │ │ ⚠️ MO Albañilería: Rendimiento -8% vs estándar │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` #### Vista Detallada por Partida ``` Partida: 03-Estructura ┌──────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────┬────────┐ │ Concepto │ Presupuestado│ Real │ Δ │ Status │ ├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤ │ MATERIALES │ │ Concreto │ $3,825,000 │ $3,942,750 │ +3.1% │ 🟡 │ │ Acero │ $2,295,000 │ $2,524,500 │ +10.0% │ 🔴 │ │ Cimbra │ $1,147,500 │ $1,118,875 │ -2.5% │ 🟢 │ ├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤ │ MANO DE OBRA │ │ Cuadrilla │ $1,530,000 │ $1,498,050 │ -2.1% │ 🟢 │ ├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤ │ MAQUINARIA │ │ Grúa │ $382,500 │ $394,575 │ +3.2% │ 🟡 │ ├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤ │ SUBTOTAL │ $9,180,000 │ $9,478,750 │ +3.3% │ 🟡 │ │ (Hasta 45%) │ │ │ │ │ ├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤ │ Proyección │ $19,125,000 │ $20,082,750 │ +5.0% │ 🔴 │ │ al 100% │ │ │ │ │ └──────────────┴──────────────┴──────────────┴──────────┴────────┘ 🔍 Análisis de Causa Raíz (Acero +10%): • Precio varilla aumentó de $18/kg a $20.50/kg (+13.9%) • Motivo: Incremento internacional del acero (Feb 2025) • Consumo real vs presupuesto: +2% • Impacto: +$229,500 en partida de estructura 📋 Plan de Acción: ✓ Negociar precio fijo con proveedor para compras restantes ✓ Analizar alternativa: perfiles de acero reciclado □ Evaluar ajuste en otras partidas para compensar □ Solicitar aprobación cliente para ajuste de precio (+0.18%) Responsable: Ing. Pedro Ramírez Fecha límite: 10/Dic/2025 ``` ### 3.3 Análisis de Desviaciones #### Tipos de Desviaciones ``` 1. Desviación en Precio (ΔP) ΔP = (Precio Real - Precio Presupuestado) × Cantidad Real Ejemplo: Cemento Presupuestado: $4,300/ton Real: $4,500/ton Cantidad: 120 ton ΔP = ($4,500 - $4,300) × 120 = +$24,000 2. Desviación en Cantidad (ΔQ) ΔQ = (Cantidad Real - Cantidad Presupuestada) × Precio Presupuestado Ejemplo: Concreto Presupuestado: 450 m³ Real: 472 m³ (merma mayor) Precio: $2,450/m³ ΔQ = (472 - 450) × $2,450 = +$53,900 3. Desviación Mixta (ΔM) ΔM = (Precio Real - Presup.) × (Cantidad Real - Presup.) Ejemplo: Varilla ΔP = +$2.50/kg ΔQ = +850 kg ΔM = $2.50 × 850 = +$2,125 Desviación Total = ΔP + ΔQ + ΔM ``` #### Dashboard de Análisis ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ANÁLISIS DE DESVIACIONES - Etapa 1 (Completada) │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ Presupuesto: $42,500,000 │ │ Costo Real: $43,140,000 │ │ Desviación: +$640,000 (+1.5%) │ │ │ │ ■ Descomposición de Desviación: │ │ │ │ Por Precio: +$850,000 (↑ acero, cemento) │ │ Por Cantidad: -$275,000 (↓ mermas en concreto) │ │ Por Rendimiento MO: +$125,000 (↓ productividad) │ │ Por Otros: -$60,000 (ahorros varios) │ │ ──────────────────────────────────────────────── │ │ TOTAL: +$640,000 │ │ │ │ ■ Top Causas de Sobrecosto: │ │ 1. Acero fy=4200: +$458,000 (Precio +13.9%) │ │ 2. Cemento CPC: +$287,000 (Precio +4.5%) │ │ 3. MO Albañilería: +$125,000 (Rendimiento -8%) │ │ │ │ ■ Top Ahorros: │ │ 1. Concreto: -$135,000 (Merma -2% vs -5%) │ │ 2. Instalación hidráu: -$8,813 (Subcontrato -4.4%) │ │ 3. Cimbra: -$28,625 (Reutilización +15%) │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` ### 3.4 Proyecciones y Estimados #### Estimado al Completar (EAC) ``` Métodos de Proyección: 1. Método de Tendencia Lineal EAC = (Costo Real Acumulado / % Avance Real) × 100% Ejemplo: Real: $58,104,250 Avance: 45% EAC = $58,104,250 / 0.45 = $129,120,555 vs Presupuesto: $127,500,000 Sobrecosto proyectado: +$1,620,555 (+1.3%) 2. Método de Índice de Desempeño (CPI) CPI = Valor Ganado / Costo Real EAC = Presupuesto / CPI Ejemplo: Valor Ganado = $127,500,000 × 45% = $57,375,000 Costo Real = $58,104,250 CPI = $57,375,000 / $58,104,250 = 0.987 EAC = $127,500,000 / 0.987 = $129,179,331 3. Método Ponderado (50% tendencia + 50% presupuesto restante) EAC = Real + [(Presup - Valor Ganado) / CPI] Ejemplo: EAC = $58,104,250 + [($127,500,000 - $57,375,000) / 0.987] EAC = $58,104,250 + $71,015,181 EAC = $129,119,431 ``` #### Dashboard de Proyecciones ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ PROYECCIÓN DE COSTO FINAL │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ Presupuesto Autorizado: $127,500,000 │ │ │ │ Escenario Optimista (CPI mejora 2%): $126,843,755 │ │ Ahorro esperado: -$656,245 (-0.5%) │ │ │ │ Escenario Más Probable (tendencia): $129,120,555 │ │ Sobrecosto esperado: +$1,620,555 (+1.3%) │ │ │ │ Escenario Pesimista (CPI empeora 2%):$131,463,265 │ │ Sobrecosto esperado: +$3,963,265 (+3.1%) │ │ │ │ ■ Impacto en Rentabilidad │ │ │ │ Precio Venta: $165,750,000 │ │ │ │ Optimista: Margen $38,906,245 (30.7%) ✓ Sobre objetivo │ │ Probable: Margen $36,629,445 (28.3%) ⚠️ Bajo objetivo │ │ Pesimista: Margen $34,286,735 (26.0%) ⚠️ Riesgo alto │ │ │ │ Objetivo: Mantener margen ≥ 28% │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` ### 3.5 Alertas Automáticas #### Configuración de Alertas ``` Reglas de Alertas: 1. Desviación por Partida Amarillo (⚠️): Desviación > ±3% Rojo (🔴): Desviación > ±5% Notificar: Residente (amarillo), Director (rojo) 2. Proyección de Sobrecosto Amarillo: EAC > Presupuesto + 2% Rojo: EAC > Presupuesto + 5% Notificar: Director (amarillo), Dirección General (rojo) 3. Precio vs Presupuesto Alerta si precio compra > precio presupuesto + 5% Requiere aprobación Director 4. Consumo Acelerado Alerta si % costo real > % avance físico + 5 puntos Ejemplo: Avance 45%, pero gastado 52% 5. Tendencia Negativa Alerta si CPI disminuye 2 semanas consecutivas ``` #### Ejemplo de Alerta ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 🔴 ALERTA CRÍTICA DE SOBRECOSTO │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Proyecto: Fraccionamiento Los Pinos │ │ Partida: 03-Estructura │ │ Fecha: 30/Nov/2025 │ │ │ │ Desviación Actual: +5.0% ($428,850) │ │ Umbral Crítico: ±5.0% │ │ │ │ Causas Identificadas: │ │ • Precio acero +13.9% vs presupuesto │ │ • Consumo +2% por ajustes de diseño │ │ │ │ Impacto Proyectado: │ │ • Sobrecosto total partida: $957,750 │ │ • Impacto en margen: -0.6% │ │ │ │ Acción Requerida: │ │ ✓ Enviar plan de acción en 48 horas │ │ ✓ Aprobar acciones correctivas │ │ ✓ Reportar a Dirección General │ │ │ │ Responsable: Ing. Pedro Ramírez │ │ Notificado: Director de Proyectos, Gerencia Administrativa │ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` ### 3.6 Integración con Módulos #### Flujo de Costos Reales ``` ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌─────────────────┐ │ COMPRAS │─────>│ Recepción de │─────>│ Costo Real │ │ (OC) │ │ Material │ │ Actualizado │ └─────────────┘ └──────────────┘ └─────────────────┘ │ │ │ v v ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ │ Validación │ │ Dashboard │ │ Precio vs │ │ Control │ │ Presupuesto │ │ Costos │ └─────────────┘ └─────────────┘ │ v (si precio > presup +5%) ┌─────────────┐ │ Alerta y │ │ Aprobación │ └─────────────┘ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌─────────────────┐ │ NÓMINA │─────>│ Distribución │─────>│ Costo Real MO │ │ (Pagos) │ │ a Partidas │ │ por Partida │ └─────────────┘ └──────────────┘ └─────────────────┘ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌─────────────────┐ │ SUBCONTRATOS│─────>│ Estimaciones │─────>│ Costo Real │ │ (SC) │ │ Aprobadas │ │ Subcontratos │ └─────────────┘ └──────────────┘ └─────────────────┘ ``` --- ## 4. Casos de Uso Principales ### CU-001: Consultar Estado de Costos **Actor:** Director de Proyectos **Flujo:** 1. Accede a Dashboard de Control de Costos 2. Selecciona proyecto "Fraccionamiento Los Pinos" 3. Ve resumen ejecutivo: - Presupuesto: $127.5M - Real: $58.1M (45% avance) - Desviación: +1.3% - Proyección final: $129.1M 4. Identifica alerta roja: Estructura +5% 5. Drill-down en partida Estructura 6. Ve detalle: Acero +13.9% causa principal 7. Exporta reporte para junta directiva ### CU-002: Investigar Desviación **Actor:** Residente de Obra **Flujo:** 1. Recibe alerta: "Mano de Obra Albañilería +3.8%" 2. Accede a análisis detallado 3. Sistema muestra: - Presupuesto: 0.25 jornales/m² - Real: 0.27 jornales/m² (-8% rendimiento) 4. Compara con cuadrillas: - Cuadrilla A: 0.24 jor/m² ✓ - Cuadrilla B: 0.31 jor/m² ⚠️ (problema) 5. Identifica: Cuadrilla B tiene ayudantes sin experiencia 6. Crea plan de acción: - Rotar ayudantes entre cuadrillas - Capacitación en sitio 7. Actualiza sistema con plan 8. Programa seguimiento en 2 semanas ### CU-003: Aprobar Compra Fuera de Presupuesto **Actor:** Director de Proyectos **Flujo:** 1. Residente solicita OC: Acero fy=4200 - Cantidad: 8,500 kg - Precio cotizado: $20.50/kg - Total: $174,250 2. Sistema compara con presupuesto: - Precio presupuestado: $18.00/kg - Desviación: +13.9% 🔴 3. Genera alerta automática a Director 4. Director revisa: - Justificación: "Incremento internacional del acero" - Cotizaciones alternativas: Similar pricing - Impacto: +$21,250 en partida 5. Aprueba con condiciones: - Negociar precio fijo para compras restantes - Buscar compensación en otras partidas 6. Sistema registra aprobación con notas 7. OC procede a emitirse --- ## 5. Modelo de Datos Simplificado ```typescript // Tabla: actual_costs { id: UUID, constructoraId: UUID, projectId: UUID, stageId: UUID NULLABLE, budgetItemId: UUID, // Partida presupuestal afectada // Origen del costo sourceType: ENUM('purchase', 'payroll', 'subcontract', 'equipment', 'other'), sourceId: UUID, // ID de OC, nómina, subcontrato, etc. sourceDocumentNumber: VARCHAR(50), // Montos amount: DECIMAL(15,2), currency: ENUM('MXN', 'USD'), includesVAT: BOOLEAN, // Fechas transactionDate: DATE, accountingPeriod: VARCHAR(7), // 2025-11 // Clasificación costType: ENUM('material', 'labor', 'equipment', 'subcontract', 'indirect'), // Notas notes: TEXT, // Auditoría createdBy: UUID, createdAt: TIMESTAMP } // Tabla: cost_variances { id: UUID, projectId: UUID, budgetItemId: UUID, // Período de análisis analysisDate: DATE, // Montos budgetedAmount: DECIMAL(15,2), actualAmount: DECIMAL(15,2), variance: DECIMAL(15,2), variancePercentage: DECIMAL(6,2), // Descomposición priceVariance: DECIMAL(15,2), quantityVariance: DECIMAL(15,2), mixedVariance: DECIMAL(15,2), // Clasificación status: ENUM('within_tolerance', 'warning', 'critical'), // Causa raíz rootCause: TEXT, actionPlan: TEXT, responsibleUserId: UUID, createdAt: TIMESTAMP } // Tabla: cost_projections { id: UUID, projectId: UUID, projectionDate: DATE, physicalProgress: DECIMAL(5,2), // Métodos de proyección budgetedTotalCost: DECIMAL(15,2), actualCostToDate: DECIMAL(15,2), linearProjection: DECIMAL(15,2), cpiBasedProjection: DECIMAL(15,2), weightedProjection: DECIMAL(15,2), recommendedEAC: DECIMAL(15,2), // Índices cpi: DECIMAL(5,3), // Cost Performance Index spi: DECIMAL(5,3), // Schedule Performance Index createdAt: TIMESTAMP } ``` --- ## 6. Criterios de Aceptación - [ ] Registro automático de costos desde Compras, Nómina, Subcontratos - [ ] Dashboard ejecutivo con KPIs en tiempo real - [ ] Curva S (Presupuestado vs Real vs Proyectado) - [ ] Análisis de desviaciones (precio, cantidad, mixta) - [ ] Proyección de costo final (3 métodos) - [ ] Alertas automáticas configurables - [ ] Plan de acción obligatorio para desviaciones >5% - [ ] Comparación presupuesto vs real por partida - [ ] Trazabilidad: cada costo rastreado a origen - [ ] Exportación de reportes a Excel/PDF --- ## 7. Métricas de Éxito - **Precisión**: Proyección EAC vs costo real final <2% - **Oportunidad**: Alertas generadas <24h del evento - **Acción**: 100% de alertas críticas con plan de acción en 48h - **Rentabilidad**: Mantener margen ≥ objetivo (ej: 28%) --- **Estado:** ✅ Ready for Development