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RF-PURCH-002: Requisiciones y Órdenes de Compra

Épica: MAI-004 - Compras e Inventarios Versión: 1.0 Fecha: 2025-11-17

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1. Descripción General

Sistema de requisiciones desde obra y generación automatizada de órdenes de compra con flujos de aprobación, vinculación a presupuesto, control de entregas parciales y registro de facturas.

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2. Objetivos de Negocio

• Trazabilidad: Cada compra vinculada a proyecto, partida presupuestal y requisición
• Control: Flujos de aprobación según montos
• Eficiencia: Generación automática de OC desde cotizaciones
• Transparencia: Historial completo de autorizaciones

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3. Alcance Funcional

3.1 Requisiciones desde Obra

Formulario:

┌──────────────────────────────────────────────┐
│ NUEVA REQUISICIÓN                            │
├──────────────────────────────────────────────┤
│ Proyecto: [Fracc. Los Pinos ▼]              │
│ Solicitante: Ing. Pedro Ramírez (Residente)  │
│ Fecha necesaria: [25/Nov/2025]              │
│ Urgencia: [●] Normal  [ ] Urgente           │
│                                              │
│ Materiales:                [+ Agregar]       │
│ ┌────────────────┬────────┬──────┬─────────┐│
│ │ Material       │ Cant.  │ Unid │ Presup. ││
│ ├────────────────┼────────┼──────┼─────────┤│
│ │ Cemento CPC 30R│ 120    │ ton  │ $516K   ││
│ │ Grava 3/4"     │ 85     │ m³   │ $32.3K  ││
│ └────────────────┴────────┴──────┴─────────┘│
│                                              │
│ Justificación: *                             │
│ [Cimentación etapa 2 según programa]        │
│                                              │
│           [Guardar Borrador]  [Enviar]       │
└──────────────────────────────────────────────┘

Validaciones:

• Material existe en presupuesto del proyecto
• Cantidad no excede pendiente por ejercer
• Fecha necesaria >= hoy + lead time proveedor

3.2 Flujos de Aprobación

Matriz de Autorización:

Monto	Aprobador 1	Aprobador 2	Aprobador 3
<$50K	Residente	-	-
$50K-$200K	Residente	Gerente Compras	-
$200K-$500K	Residente	Gerente Compras	Director Proyectos
>$500K	Residente	Gerente Compras	Dirección General

Estados de Requisición:

draft → pending_approval → approved → quoted → ordered → received
          ↓
        rejected (con motivo)

3.3 Órdenes de Compra

Generación Automática:

• Desde cotización aprobada
• Datos pre-llenados: proveedor, materiales, precios, condiciones
• Numeración secuencial: OC-2025-00145

Estructura de OC:

╔═══════════════════════════════════════════════════════╗
║ ORDEN DE COMPRA #OC-2025-00145                        ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════╣
║ Fecha: 15/Nov/2025             Folio: OC-2025-00145   ║
║ Proveedor: Cemex México S.A.                          ║
║ RFC: CEM850101ABC                                     ║
║ Contacto: Juan Pérez - 81-8888-1234                   ║
║                                                       ║
║ Proyecto: Fraccionamiento Los Pinos                   ║
║ Lugar entrega: Av. Los Pinos #100, Monterrey, N.L.   ║
║ Fecha entrega requerida: 25/Nov/2025                  ║
║                                                       ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════╣
║ Partida │ Descripción        │ Cant │ U │ PU   │ Total║
╠═════════╪════════════════════╪══════╪═══╪══════╪══════╣
║ 1       │ Cemento CPC 30R    │ 120  │ton│$4,350│$522K ║
║ 2       │ Grava 3/4"         │ 85   │m³ │$380  │$32.3K║
║ 3       │ Arena              │ 100  │m³ │$295  │$29.5K║
╠═════════╧════════════════════╧══════╧═══╧══════╧══════╣
║ Subtotal:                                    $583,800  ║
║ IVA (16%):                                   $93,408   ║
║ TOTAL:                                       $677,208  ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════╣
║ Condiciones:                                          ║
║ • Forma de pago: 30 días fecha factura                ║
║ • Entrega: LAB (libre a bordo) en obra                ║
║ • Descuento pronto pago: 2% a 10 días                 ║
║ • Garantía: 30 días                                   ║
║                                                       ║
║ Autorizado por: Gerente de Compras                    ║
║ Firma: _______________________                        ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════╝

3.4 Recepción de Material

Proceso:

1. Proveedor entrega material
2. Almacenista registra entrada
3. Vincula a OC
4. Puede ser parcial o completa

Ejemplo Recepción Parcial:

OC-2025-00145: Cemento CPC 30R
Ordenado: 120 ton
Recibido: 80 ton (66.7%)
Pendiente: 40 ton

Status: Parcialmente recibida
Próxima entrega: 22/Nov/2025

3.5 Registro de Facturas

Vinculación OC → Factura:

Factura: A-12345
Proveedor: Cemex
Fecha: 20/Nov/2025
UUID: 1234-5678-90AB-CDEF

Vinculada a:
  OC-2025-00145: $677,208
  Recibido: 80 ton (entrega parcial)
  Monto factura: $451,472 (80/120 de $677K)

Status pago:
  Fecha vencimiento: 20/Dic/2025 (30 días)
  Descuento PP (2%): Disponible hasta 30/Nov
  Status: Pendiente

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4. Casos de Uso Principales

CU-001: Crear Requisición

Actor: Residente de Obra Flujo:

1. Accede a proyecto
2. Crea requisición con 3 materiales
3. Sistema valida contra presupuesto
4. Envía a aprobación
5. Gerente Compras aprueba en 2h
6. Genera RFQ automáticamente

CU-002: Aprobar OC

Actor: Gerente de Compras Flujo:

1. Recibe 3 cotizaciones
2. Compara y selecciona mejor
3. Sistema genera OC-2025-00145
4. Revisa condiciones
5. Aprueba OC
6. Sistema envía email a proveedor con PDF

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5. Modelo de Datos

// requisitions
{
  id: UUID,
  code: VARCHAR(20),
  projectId: UUID,
  requestedBy: UUID,
  requiredDate: DATE,
  urgency: ENUM('normal', 'urgent'),
  items: JSONB,
  status: ENUM('draft', 'pending', 'approved', 'rejected', 'ordered'),
  approvalFlow: JSONB, // [{level, userId, status, date}]
}

// purchase_orders
{
  id: UUID,
  code: VARCHAR(20),
  supplierId: UUID,
  projectId: UUID,
  requisitionId: UUID,
  rfqId: UUID,
  quoteId: UUID,
  
  items: JSONB,
  subtotal: DECIMAL(15,2),
  tax: DECIMAL(15,2),
  total: DECIMAL(15,2),
  
  deliveryDate: DATE,
  deliveryAddress: TEXT,
  paymentTerms: VARCHAR(50),
  
  status: ENUM('pending', 'approved', 'sent', 'partially_received', 'received', 'cancelled'),
  approvedBy: UUID,
  approvedAt: TIMESTAMP,
}

// purchase_order_receipts
{
  id: UUID,
  purchaseOrderId: UUID,
  receiptDate: DATE,
  receivedBy: UUID,
  items: JSONB, // [{itemId, quantityReceived}]
  notes: TEXT,
  attachments: VARCHAR[],
}

// invoices
{
  id: UUID,
  supplierId: UUID,
  purchaseOrderId: UUID,
  invoiceNumber: VARCHAR(50),
  fiscalUUID: VARCHAR(36),
  invoiceDate: DATE,
  dueDate: DATE,
  amount: DECIMAL(15,2),
  status: ENUM('pending', 'approved', 'paid'),
}

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6. Criterios de Aceptación

• Requisiciones desde obra
• Flujos de aprobación configurables
• Generación automática de OC desde cotización
• Numeración secuencial de OCs
• Recepción parcial/completa
• Vinculación OC → Recepción → Factura
• Alertas de vencimiento de pago
• Dashboard de OCs pendientes
• Exportación de OC a PDF

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Estado: ✅ Ready for Development