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RF-COST-003: Control de Costos Reales y Desviaciones
Épica: MAI-003 - Presupuestos y Control de Costos Versión: 1.0 Fecha: 2025-11-17 Responsable: Equipo de Producto
1. Descripción General
Sistema de registro, seguimiento y análisis de costos reales de construcción comparados contra el presupuesto autorizado, permitiendo:
- Registro de costos desde compras, inventarios, nómina y subcontratos
- Cálculo automático de desviaciones (presupuesto vs real)
- Alertas tempranas de sobrecostos
- Proyecciones de costo final
- Análisis de causas raíz de desviaciones
Filosofía: "Medir para controlar, controlar para optimizar"
2. Objetivos de Negocio
2.1 Visibilidad en Tiempo Real
- Costo acumulado actualizado diariamente
- Dashboard ejecutivo con KPIs clave
- Acceso desde cualquier dispositivo
2.2 Control Proactivo
- Detección temprana de desviaciones (>5%)
- Alertas automáticas a responsables
- Plan de acción obligatorio para sobrecostos
2.3 Precisión en Proyecciones
- Proyección de costo final basada en tendencias
- Estimado al completar (EAC)
- Margen esperado actualizado
2.4 Trazabilidad Total
- Cada peso registrado rastreado a su origen
- Auditoría completa de movimientos
- Soporte documental (facturas, OC, recibos)
3. Alcance Funcional
3.1 Fuentes de Costos Reales
A. Compras de Materiales
Orden de Compra: OC-2025-00145
Proveedor: Cemex
Fecha: 15/11/2025
Proyecto: Fraccionamiento Los Pinos
Etapa: Etapa 1
┌──────────────────────┬─────────┬────────┬─────────┬──────────┐
│ Material │ Cantidad│ Unidad │ PU │ Total │
├──────────────────────┼─────────┼────────┼─────────┼──────────┤
│ Cemento CPC 30R │ 120 │ ton │ $4,350 │ $522,000 │
│ Grava 3/4" │ 85 │ m³ │ $380 │ $32,300 │
│ Subtotal: $554,300 │
│ IVA 16%: $88,688 │
│ TOTAL: $642,988 │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Afectación al presupuesto:
Partida: 02-Cimentación > Materiales
Presupuestado (50 viv al 45%): $5,163,750
Real acumulado: $5,008,200
Esta compra: +$642,988
Nuevo real acumulado: $5,651,188
Desviación: +9.4% 🔴
Integración:
- Cada línea de OC → Se asigna a partida presupuestal
- Al recibir material → Afecta costo real
- Si precio OC > precio presupuestado → Genera alerta
B. Mano de Obra
Nómina Quincenal: NOM-2025-22
Período: 16-30 Nov 2025
Proyecto: Fraccionamiento Los Pinos
┌──────────────────────┬──────────┬──────────┬─────────────┐
│ Cuadrilla/Empleado │ Días │ Salario │ Total │
├──────────────────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ Cuadrilla Albañilería│ │ │ │
│ - Juan Pérez (Of.) │ 12 días │ $675/día │ $8,100 │
│ - Pedro Gómez (Ay.) │ 12 días │ $450/día │ $5,400 │
│ - Luis Soto (Ay.) │ 12 días │ $450/día │ $5,400 │
│ Subtotal: $18,900 │
│ │
│ Cuadrilla Cimentación│ │ │ │
│ - Carlos Ruiz (Of.) │ 10 días │ $720/día │ $7,200 │
│ - ... │ ... │ ... │ ... │
│ │
│ TOTAL MO: $245,600 │
└───────────────────────────────────────────────────────────┘
Afectación:
Partida: 02-Cimentación > Mano de Obra
Presupuestado (15 días × 3 cuadrillas): $450,000
Real acumulado (30 días): $890,100
Esta nómina: +$245,600
Nuevo real: $1,135,700
Desviación: -1.2% 🟢 (bajo presupuesto)
Distribución:
- Empleado → Asignado a cuadrilla
- Cuadrilla → Trabajando en partida específica
- Nómina → Distribuye costo a partidas según días trabajados
C. Subcontratos
Subcontrato: SUB-2025-008
Subcontratista: Instalaciones Rodríguez S.A.
Alcance: Instalación hidráulica 50 viviendas
Monto: $191,250 (IVA incluido)
Estimaciones:
┌────────┬────────────┬──────────┬──────────┬──────────────┐
│ Est. # │ Fecha │ Avance % │ Monto │ Acumulado │
├────────┼────────────┼──────────┼──────────┼──────────────┤
│ EST-01 │ 31/10/2025 │ 30% │ $57,375 │ $57,375 │
│ EST-02 │ 15/11/2025 │ 25% │ $47,812 │ $105,187 │
│ EST-03 │ 30/11/2025 │ 20% │ $38,250 │ $143,437 │
│ (Pend.)│ Dic 2025 │ 25% │ $47,813 │ $191,250 │
└────────┴────────────┴──────────┴──────────┴──────────────┘
Afectación:
Partida: 05-Instalaciones Hidráulicas
Presupuestado (50 viv): $200,000
Real (hasta EST-02): $105,187
Proyección al 100%: $191,250
Desviación esperada: -4.4% 🟢 (ahorro)
Control:
- Cada estimación → Afecta costo real por % avance
- Comparar: Avance físico vs avance financiero
- Detectar: Pagos mayores a avance real
D. Maquinaria y Equipo
Renta de Maquinaria: RENT-2025-067
Proveedor: Renta de Equipo del Norte
Equipo: Retroexcavadora CAT 416F
Período: 01-15 Nov 2025 (15 días)
Tarifa: $4,500/día
Total: $67,500 + IVA = $78,300
Consumo de Combustible:
Diesel: 450 litros × $24.50/lt = $11,025
Afectación:
Partida: 02-Cimentación > Maquinaria
Presupuestado: $85,000
Real: $89,325
Desviación: +5.1% 🟡
3.2 Dashboard de Control de Costos
Vista Ejecutiva
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CONTROL DE COSTOS - Fraccionamiento Los Pinos │
│ Actualizado: 30/Nov/2025 18:45 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ■ Resumen General │
│ │
│ Presupuesto Autorizado (v2.1): $127,500,000 │
│ Costo Real Acumulado: $58,104,250 │
│ % Avance Físico: 45% │
│ % Avance Financiero: 45.6% │
│ │
│ Desviación Acumulada: +1.3% 🟡 │
│ Proyección Costo Final: $129,120,555 │
│ Margen Proyectado: 28.5% (vs 30%) │
│ │
│ ■ Curva S │
│ 100%│ ╱─── │
│ │ ╱─── │
│ │ ╱─── Proyectado │
│ 50%│ ╱●── Real │
│ │ ╱────● Presupuestado │
│ │ ╱──── │
│ 0%└─────────────────────────────────────────────→ │
│ Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar │
│ │
│ ■ Top 5 Partidas con Mayor Desviación │
│ 🔴 Estructura: +5.0% ($428,850 sobre) │
│ 🟡 Inst. Eléctricas: +3.8% ($145,350 sobre) │
│ 🟡 Acabados: +2.1% ($154,087 sobre) │
│ 🟢 Cimentación: -3.0% ($155,550 ahorro) │
│ 🟢 Inst. Hidráulicas: -4.4% ($8,813 ahorro) │
│ │
│ ■ Alertas Activas (3) │
│ ⚠️ Estructura: Sobrecosto 5% - Plan acción requerido │
│ ⚠️ Cemento: Precio +4.5% vs presupuesto │
│ ⚠️ MO Albañilería: Rendimiento -8% vs estándar │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Vista Detallada por Partida
Partida: 03-Estructura
┌──────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────┬────────┐
│ Concepto │ Presupuestado│ Real │ Δ │ Status │
├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤
│ MATERIALES │
│ Concreto │ $3,825,000 │ $3,942,750 │ +3.1% │ 🟡 │
│ Acero │ $2,295,000 │ $2,524,500 │ +10.0% │ 🔴 │
│ Cimbra │ $1,147,500 │ $1,118,875 │ -2.5% │ 🟢 │
├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤
│ MANO DE OBRA │
│ Cuadrilla │ $1,530,000 │ $1,498,050 │ -2.1% │ 🟢 │
├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤
│ MAQUINARIA │
│ Grúa │ $382,500 │ $394,575 │ +3.2% │ 🟡 │
├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤
│ SUBTOTAL │ $9,180,000 │ $9,478,750 │ +3.3% │ 🟡 │
│ (Hasta 45%) │ │ │ │ │
├──────────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼────────┤
│ Proyección │ $19,125,000 │ $20,082,750 │ +5.0% │ 🔴 │
│ al 100% │ │ │ │ │
└──────────────┴──────────────┴──────────────┴──────────┴────────┘
🔍 Análisis de Causa Raíz (Acero +10%):
• Precio varilla aumentó de $18/kg a $20.50/kg (+13.9%)
• Motivo: Incremento internacional del acero (Feb 2025)
• Consumo real vs presupuesto: +2%
• Impacto: +$229,500 en partida de estructura
📋 Plan de Acción:
✓ Negociar precio fijo con proveedor para compras restantes
✓ Analizar alternativa: perfiles de acero reciclado
□ Evaluar ajuste en otras partidas para compensar
□ Solicitar aprobación cliente para ajuste de precio (+0.18%)
Responsable: Ing. Pedro Ramírez
Fecha límite: 10/Dic/2025
3.3 Análisis de Desviaciones
Tipos de Desviaciones
1. Desviación en Precio (ΔP)
ΔP = (Precio Real - Precio Presupuestado) × Cantidad Real
Ejemplo: Cemento
Presupuestado: $4,300/ton
Real: $4,500/ton
Cantidad: 120 ton
ΔP = ($4,500 - $4,300) × 120 = +$24,000
2. Desviación en Cantidad (ΔQ)
ΔQ = (Cantidad Real - Cantidad Presupuestada) × Precio Presupuestado
Ejemplo: Concreto
Presupuestado: 450 m³
Real: 472 m³ (merma mayor)
Precio: $2,450/m³
ΔQ = (472 - 450) × $2,450 = +$53,900
3. Desviación Mixta (ΔM)
ΔM = (Precio Real - Presup.) × (Cantidad Real - Presup.)
Ejemplo: Varilla
ΔP = +$2.50/kg
ΔQ = +850 kg
ΔM = $2.50 × 850 = +$2,125
Desviación Total = ΔP + ΔQ + ΔM
Dashboard de Análisis
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ANÁLISIS DE DESVIACIONES - Etapa 1 (Completada) │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Presupuesto: $42,500,000 │
│ Costo Real: $43,140,000 │
│ Desviación: +$640,000 (+1.5%) │
│ │
│ ■ Descomposición de Desviación: │
│ │
│ Por Precio: +$850,000 (↑ acero, cemento) │
│ Por Cantidad: -$275,000 (↓ mermas en concreto) │
│ Por Rendimiento MO: +$125,000 (↓ productividad) │
│ Por Otros: -$60,000 (ahorros varios) │
│ ──────────────────────────────────────────────── │
│ TOTAL: +$640,000 │
│ │
│ ■ Top Causas de Sobrecosto: │
│ 1. Acero fy=4200: +$458,000 (Precio +13.9%) │
│ 2. Cemento CPC: +$287,000 (Precio +4.5%) │
│ 3. MO Albañilería: +$125,000 (Rendimiento -8%) │
│ │
│ ■ Top Ahorros: │
│ 1. Concreto: -$135,000 (Merma -2% vs -5%) │
│ 2. Instalación hidráu: -$8,813 (Subcontrato -4.4%) │
│ 3. Cimbra: -$28,625 (Reutilización +15%) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
3.4 Proyecciones y Estimados
Estimado al Completar (EAC)
Métodos de Proyección:
1. Método de Tendencia Lineal
EAC = (Costo Real Acumulado / % Avance Real) × 100%
Ejemplo:
Real: $58,104,250
Avance: 45%
EAC = $58,104,250 / 0.45 = $129,120,555
vs Presupuesto: $127,500,000
Sobrecosto proyectado: +$1,620,555 (+1.3%)
2. Método de Índice de Desempeño (CPI)
CPI = Valor Ganado / Costo Real
EAC = Presupuesto / CPI
Ejemplo:
Valor Ganado = $127,500,000 × 45% = $57,375,000
Costo Real = $58,104,250
CPI = $57,375,000 / $58,104,250 = 0.987
EAC = $127,500,000 / 0.987 = $129,179,331
3. Método Ponderado (50% tendencia + 50% presupuesto restante)
EAC = Real + [(Presup - Valor Ganado) / CPI]
Ejemplo:
EAC = $58,104,250 + [($127,500,000 - $57,375,000) / 0.987]
EAC = $58,104,250 + $71,015,181
EAC = $129,119,431
Dashboard de Proyecciones
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PROYECCIÓN DE COSTO FINAL │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Presupuesto Autorizado: $127,500,000 │
│ │
│ Escenario Optimista (CPI mejora 2%): $126,843,755 │
│ Ahorro esperado: -$656,245 (-0.5%) │
│ │
│ Escenario Más Probable (tendencia): $129,120,555 │
│ Sobrecosto esperado: +$1,620,555 (+1.3%) │
│ │
│ Escenario Pesimista (CPI empeora 2%):$131,463,265 │
│ Sobrecosto esperado: +$3,963,265 (+3.1%) │
│ │
│ ■ Impacto en Rentabilidad │
│ │
│ Precio Venta: $165,750,000 │
│ │
│ Optimista: Margen $38,906,245 (30.7%) ✓ Sobre objetivo │
│ Probable: Margen $36,629,445 (28.3%) ⚠️ Bajo objetivo │
│ Pesimista: Margen $34,286,735 (26.0%) ⚠️ Riesgo alto │
│ │
│ Objetivo: Mantener margen ≥ 28% │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
3.5 Alertas Automáticas
Configuración de Alertas
Reglas de Alertas:
1. Desviación por Partida
Amarillo (⚠️): Desviación > ±3%
Rojo (🔴): Desviación > ±5%
Notificar: Residente (amarillo), Director (rojo)
2. Proyección de Sobrecosto
Amarillo: EAC > Presupuesto + 2%
Rojo: EAC > Presupuesto + 5%
Notificar: Director (amarillo), Dirección General (rojo)
3. Precio vs Presupuesto
Alerta si precio compra > precio presupuesto + 5%
Requiere aprobación Director
4. Consumo Acelerado
Alerta si % costo real > % avance físico + 5 puntos
Ejemplo: Avance 45%, pero gastado 52%
5. Tendencia Negativa
Alerta si CPI disminuye 2 semanas consecutivas
Ejemplo de Alerta
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 🔴 ALERTA CRÍTICA DE SOBRECOSTO │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Proyecto: Fraccionamiento Los Pinos │
│ Partida: 03-Estructura │
│ Fecha: 30/Nov/2025 │
│ │
│ Desviación Actual: +5.0% ($428,850) │
│ Umbral Crítico: ±5.0% │
│ │
│ Causas Identificadas: │
│ • Precio acero +13.9% vs presupuesto │
│ • Consumo +2% por ajustes de diseño │
│ │
│ Impacto Proyectado: │
│ • Sobrecosto total partida: $957,750 │
│ • Impacto en margen: -0.6% │
│ │
│ Acción Requerida: │
│ ✓ Enviar plan de acción en 48 horas │
│ ✓ Aprobar acciones correctivas │
│ ✓ Reportar a Dirección General │
│ │
│ Responsable: Ing. Pedro Ramírez │
│ Notificado: Director de Proyectos, Gerencia Administrativa │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
3.6 Integración con Módulos
Flujo de Costos Reales
┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌─────────────────┐
│ COMPRAS │─────>│ Recepción de │─────>│ Costo Real │
│ (OC) │ │ Material │ │ Actualizado │
└─────────────┘ └──────────────┘ └─────────────────┘
│
│ │
v v
┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ Validación │ │ Dashboard │
│ Precio vs │ │ Control │
│ Presupuesto │ │ Costos │
└─────────────┘ └─────────────┘
│
v (si precio > presup +5%)
┌─────────────┐
│ Alerta y │
│ Aprobación │
└─────────────┘
┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌─────────────────┐
│ NÓMINA │─────>│ Distribución │─────>│ Costo Real MO │
│ (Pagos) │ │ a Partidas │ │ por Partida │
└─────────────┘ └──────────────┘ └─────────────────┘
┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌─────────────────┐
│ SUBCONTRATOS│─────>│ Estimaciones │─────>│ Costo Real │
│ (SC) │ │ Aprobadas │ │ Subcontratos │
└─────────────┘ └──────────────┘ └─────────────────┘
4. Casos de Uso Principales
CU-001: Consultar Estado de Costos
Actor: Director de Proyectos Flujo:
- Accede a Dashboard de Control de Costos
- Selecciona proyecto "Fraccionamiento Los Pinos"
- Ve resumen ejecutivo:
- Presupuesto: $127.5M
- Real: $58.1M (45% avance)
- Desviación: +1.3%
- Proyección final: $129.1M
- Identifica alerta roja: Estructura +5%
- Drill-down en partida Estructura
- Ve detalle: Acero +13.9% causa principal
- Exporta reporte para junta directiva
CU-002: Investigar Desviación
Actor: Residente de Obra Flujo:
- Recibe alerta: "Mano de Obra Albañilería +3.8%"
- Accede a análisis detallado
- Sistema muestra:
- Presupuesto: 0.25 jornales/m²
- Real: 0.27 jornales/m² (-8% rendimiento)
- Compara con cuadrillas:
- Cuadrilla A: 0.24 jor/m² ✓
- Cuadrilla B: 0.31 jor/m² ⚠️ (problema)
- Identifica: Cuadrilla B tiene ayudantes sin experiencia
- Crea plan de acción:
- Rotar ayudantes entre cuadrillas
- Capacitación en sitio
- Actualiza sistema con plan
- Programa seguimiento en 2 semanas
CU-003: Aprobar Compra Fuera de Presupuesto
Actor: Director de Proyectos Flujo:
- Residente solicita OC: Acero fy=4200
- Cantidad: 8,500 kg
- Precio cotizado: $20.50/kg
- Total: $174,250
- Sistema compara con presupuesto:
- Precio presupuestado: $18.00/kg
- Desviación: +13.9% 🔴
- Genera alerta automática a Director
- Director revisa:
- Justificación: "Incremento internacional del acero"
- Cotizaciones alternativas: Similar pricing
- Impacto: +$21,250 en partida
- Aprueba con condiciones:
- Negociar precio fijo para compras restantes
- Buscar compensación en otras partidas
- Sistema registra aprobación con notas
- OC procede a emitirse
5. Modelo de Datos Simplificado
// Tabla: actual_costs
{
id: UUID,
constructoraId: UUID,
projectId: UUID,
stageId: UUID NULLABLE,
budgetItemId: UUID, // Partida presupuestal afectada
// Origen del costo
sourceType: ENUM('purchase', 'payroll', 'subcontract', 'equipment', 'other'),
sourceId: UUID, // ID de OC, nómina, subcontrato, etc.
sourceDocumentNumber: VARCHAR(50),
// Montos
amount: DECIMAL(15,2),
currency: ENUM('MXN', 'USD'),
includesVAT: BOOLEAN,
// Fechas
transactionDate: DATE,
accountingPeriod: VARCHAR(7), // 2025-11
// Clasificación
costType: ENUM('material', 'labor', 'equipment', 'subcontract', 'indirect'),
// Notas
notes: TEXT,
// Auditoría
createdBy: UUID,
createdAt: TIMESTAMP
}
// Tabla: cost_variances
{
id: UUID,
projectId: UUID,
budgetItemId: UUID,
// Período de análisis
analysisDate: DATE,
// Montos
budgetedAmount: DECIMAL(15,2),
actualAmount: DECIMAL(15,2),
variance: DECIMAL(15,2),
variancePercentage: DECIMAL(6,2),
// Descomposición
priceVariance: DECIMAL(15,2),
quantityVariance: DECIMAL(15,2),
mixedVariance: DECIMAL(15,2),
// Clasificación
status: ENUM('within_tolerance', 'warning', 'critical'),
// Causa raíz
rootCause: TEXT,
actionPlan: TEXT,
responsibleUserId: UUID,
createdAt: TIMESTAMP
}
// Tabla: cost_projections
{
id: UUID,
projectId: UUID,
projectionDate: DATE,
physicalProgress: DECIMAL(5,2),
// Métodos de proyección
budgetedTotalCost: DECIMAL(15,2),
actualCostToDate: DECIMAL(15,2),
linearProjection: DECIMAL(15,2),
cpiBasedProjection: DECIMAL(15,2),
weightedProjection: DECIMAL(15,2),
recommendedEAC: DECIMAL(15,2),
// Índices
cpi: DECIMAL(5,3), // Cost Performance Index
spi: DECIMAL(5,3), // Schedule Performance Index
createdAt: TIMESTAMP
}
6. Criterios de Aceptación
- Registro automático de costos desde Compras, Nómina, Subcontratos
- Dashboard ejecutivo con KPIs en tiempo real
- Curva S (Presupuestado vs Real vs Proyectado)
- Análisis de desviaciones (precio, cantidad, mixta)
- Proyección de costo final (3 métodos)
- Alertas automáticas configurables
- Plan de acción obligatorio para desviaciones >5%
- Comparación presupuesto vs real por partida
- Trazabilidad: cada costo rastreado a origen
- Exportación de reportes a Excel/PDF
7. Métricas de Éxito
- Precisión: Proyección EAC vs costo real final <2%
- Oportunidad: Alertas generadas <24h del evento
- Acción: 100% de alertas críticas con plan de acción en 48h
- Rentabilidad: Mantener margen ≥ objetivo (ej: 28%)
Estado: ✅ Ready for Development